Nederland heeft belang bij beschikbaarheid en toegankelijkheid van informatie die door overheden wordt opgeslagen, en bovendien bij een transparante informatiehuishouding. Alle overheidsinstellingen zijn daarom sinds 2004 verplicht te beschikken over een documentair structuurplan (DSP). Een DSP is in de praktijk een collectie van procesbeschrijvingen, compleet met processchema's.

Sdu Uitgevers en VHIC hebben samen met gemeenten een model-documentair structuurplan voor gemeenten ontwikkeld. Daarin zijn 600 werkprocessen beschreven. Er zijn intranetapplicaties beschikbaar waarmee het model-DSP geraadpleegd kan worden. Gemeenten kunnen via dezelfde software ook procesbeschrijvingen bewerken, toevoegen of uitschakelen om het model aan hun situatie aan te passen.

Een belangrijke vraag is hoe de koppeling is tussen de werkprocessen in het DSP en de afdelingen van de organisatie. Een werkproces kan bijvoorbeeld een onderdeel zijn van het werkpakket van een afdeling. Een werkproces kan ook precies overeenkomen met het hele werkpakket van een afdelingen. Of een afdeling doet maar een deel van een werkproces dat door meerdere afdelingen loopt.

In situaties waar werkprocessen en afdelingen niet exact 1 op 1 lopen, is RPM inzetbaar. Met de RPM methode ontstaan dan flexibele koppelingen tussen werkprocessen en afdelingen, eventueel met teams als tussenstap. Door die koppelingen wordt de organisatie overzichtelijker, zijn taakstellingen duidelijker en onstaan er meer mogelijkheden om verantwoordelijkheden bij uitvoerende medewerkers te leggen.

Voorbij deze structuurvragen komen besturingsvragen: wie houdt in de gaten of een proces conform de gekozen standaard functioneert en bij de tijd blijft? Hoe wordt efficiëntie bewaakt, en hoe de effectiviteit voor de klant? Hoe wordt de inzet en de ontwikkeling van menscapaciteit gemanaged? Bij strikt afdelingsgewijs werken zijn dit geen lastige vragen, maar bij een netwerk van processen tegen de achtergrond van een hiërarchische organisatie wel.

Ook hier biedt RPM uitkomst. Door de binding tussen proces en organisatie is altijd exact aan te wijzen wie er belast zijn met de uitvoering van taken, ook bij frequente wijzigingen. Door het rolmodel voor managementverantwoordelijkheden is bovendien het procesmanagement, personeelsmanagement en resultaatmanagement eenduidig te beleggen, ook voor afdelingsoverschrijdende processen.

Voor een DSP in een middelgrote of omvangrijke overheidsorganisatie kan RPM dus een belangrijk verbindende schakel leveren die integreren van procesmatig werken in de bedrijfsvoering praktisch mogelijk maakt en het onderhoud daarvan op termijn verlicht.