Vragenset

Doel

Het samenstellen van een vragenset voor management op teamniveau. Dit is een centrale activiteit in de voorbereiding van een RPM-implementatie.

Werkvolgorde

  • Stel vast of de doelen die gesteld zijn voor de RPM-implementatie als geheel voldoende houvast zullen geven bij het samenstellen van een vragenset. Bijvoorbeeld: als managementvaardigheden van teams of teamleden versterkt moeten worden, is dan bekend welke managementvaardigheden en in welke mate? Of als er bestaande of nieuwe managementconcepten in de RPM-implementatie geïntegreerd moeten worden, is dan duidelijk welke concepten dit betreft en waar detailinformatie daarover te krijgen is? Deze vragen zijn in de stap "Doelen" aan de orde geweest.
  • Bepaal doelen voor het aanpassen van de standaard vragenset. Bijvoorbeeld: aansluiting bij de algemene doelen voor RPM-implementatie, rekening houdend met alle inmiddels besproken thema's:
    - managementcompetenties
    - goed management
    - organisatiemodellen/managementmodellen
    - planningcyclus

  • Verdeel taken: wie doen redactiewerk, wie gaan het resultaat beoordelen. Het redactiewerk kan door de implementatieprojectgroep worden gedaan, maar er kan ook een aparte werkgroep voor worden samengesteld. In dat geval kan het praktisch zijn een brede samenstelling in de subtop van de organisatie te zoeken, met in ieder geval vertegenwoordiging vanuit P&O, Control, Kwaliteit en Communicatie.
  • Stel vast hoe de resultaten van het redactiewerk in de directie aan de orde zullen komen. De vragenset is als fundament van besturingsdialoog belangrijk genoeg om in de directie uitgebreid bij stil te staan. Het is ook een uitgelezen kans voor de top om het project in de versnelling te krijgen door er zelf als eerste team mee aan de slag te gaan. De eerste nieuwe pagina's worden dus gepubliceerd door de directie, het MT, het CvB of de RvB. Voor het zover is levert de vingeroefening in de top natuurlijk waardevolle terugkoppeling en mogelijke enkele iteraties voor de redactiegroep.
  • Begin met bestuderen van de standaard RPM-vragenset en de bijbehorende schrijfwijzer, beide hieronder te downloaden. Als voorbereiding kan ook een oefening in formuleren van vragen worden gedaan, zie ook Verkenning/Workshops.
    Er zijn meerdere praktische werkvormen voor het bijstellen van vraagteksten en helpteksten. Een eenvoudige optie is de vragenset te bespreken en een van de deelnemers te vragen om tekstwijzigingen voor te bereiden. Een andere vorm is de file van de vragenset met een beamer te projecteren en wijzigingen rechtstreeks in te voeren. Het verdient aanbeveling om direct na de eerste werkbijeenkomst de resultaten te testen op proefpersonen, om gevoel te krijgen voor hoe de vragen overkomen.

  • Als de vragenset gereed is, zet hem dan om worden in Word-templates of web-templates voor gebruik op het intranet, afhankelijk van de keuzes die onder de kop "Intranet" worden gemaakt. Vanwege de doorlooptijd die dat heeft kan het praktisch zijn om een veldtest en de bespreking op directieniveau te doen aan de hand van de vragenset in het formaat dat de redactie bewerkt heeft (1 file).