Planningcyclus

Sturen op resultaten

Sturen op resultaten betekent in de praktijk dat er plannen gemaakt worden, dat de realisatie van die plannen getoetst wordt en dat er zonodig wordt bijgestuuurd. Dit is een cyclisch proces. Plannen maken voor regulier werk doen we vaak jaarlijks en voortgang rapporteren doen we vaak per kwartaal, zodat we tussentijds kunnen bijsturen.

In middelgrote en grote organisaties vinden we deze cyclus op meerdere niveau's. Dat maakt synchronisatie tussen die niveaus's (deployment, aggregatie) noodzakelijk. Plannen en verslagen gaan dan in een golfbeweging door de organiastie: de top zet hoofdlijnen uit, de afdelingen trekken een eigen plan, de top verzamelt de plannen haalt er zonodig een kaasschaaf overheen, de afdelingen gaan de bijgestelde plannen realiseren en toetsen de voortgang, de top telt de voortgang op en stuurt bij, etc. Deze planningcyclus kan door de vele betrokkenen en door alle afhankelijkheden knap ingewikkeld worden.

Planningcyclus en teams

Als het wenselijk is dat teams zich ontwikkelen in hun managementvaardigheden, dan is de planningcyclus een van de eerste dingen waar ze mee te maken hebben. Die cyclus bepaalt immers welke onderwerpen van resultaatsturing op welke momenten in het jaar aan de orde komen. Het is daarom van belang om de planningcyclus toegankelijk te maken voor teams.

Inzichtelijk maken van een planningcyclus kan op verschillende manieren, maar een grafische weergave ligt voor de hand. Ook daarin zijn weer verschillende keuzes te maken. Een eenvoudige tijdlijn met mijlpalen kan voldoende zijn, maar een schema waarin zowel organisatieniveau's als tijd te zien zijn kan het beter doen.

Positieve associaties bij metrokaarten

Bij RPM implementaties wordt een schema met tijd en niveau's gemaakt in de vorm van een metrokaart (dat is dus waar de metrokaart van het RPM Platform vandaan komt). Een metrokaart is om meerdere redenen praktisch voor dit doel. De tekentechniek stelt namelijk in staat om meerdere doorsnijdende trajecten ordelijk weer te geven. De aandacht wordt daarbij getrokken naar de stations, de ontmoetingspunten. In een planningcyclus zijn dat de vergaderingen over plannen, voortgang en bijsturen. Het beeld van een metronetwerk met ontmoetingspunten wekt bij veel mensen een positieve associatie van keuzevrijheid en vele mogelijkheden (of zelfs vakantie). Een metrokaart, tenslotte, onthoudt veel beter dan een monochroom stroomschema of een ééndimensionele tijdlijn.

Maken en onderhouden

Het samenstellen van een metrokaart voor de planningcyclus is een projectje op zich. Interviewen van managers en stafafdelingen is een leuke klus waarvoor vaak gemakkelijk iemand te vinden is. De productie van de kaart vereist bovengemiddelde handigheid met grafische software, anders wordt het resultaat niet mooi of wordt het onderhoud te duur.

Voor het onderhoud van de kaart is een efficient productielijntje nodig. Om te beginnen moet er een beheerder zijn die de beslissing neemt om een nieuwe editie uit te brengen en die de vormgever inschakelt. Verspreiding kan uiteraard via het intranet, maar reproductie op papier (dat kan goedkoop met een A3-kleurenprinter) heeft een belangrijk voordeel: de mensen hangen de kaart op bij hun werkplek.

Een CorelDraw editie is hieronder beschikbaar. Zie ook de RPM winkel voor dienstverlening op dit gebied.