Samenvatting van de RPM methode

Wat is RPM?

RPM is een organisatiemethode die helpt om procesmanagement (samenwerken en verbeteren) organisatiebreed beter in de vingers te krijgen. De methode werkt via de taal van de organisatie. Directies, managers en teams leren om slimme vragen te stellen over structuur, processen, besturing, professionaliteit en meer, en om dat in een cyclus te blijven doen.

Wat levert het op?

  • Betere besturing. RPM betrekt alle teams van de organisatie bij de managementcyclus en zorgt dat de organisatie efficiĆ«nter gedocumenteerd wordt. Teams en managers kunnen hierdoor professioneler plannen, uitvoeren, meten en bijsturen.
  • Inzicht en vaardigheden. Medewerkers en managers kunnen eigen en andermans organisatievraagstukken beter overzien en begrijpen. Dat bevordert onderling begrip, motivatie en trefzekere aanpak, en het ontwikkelt managementcompetenties organisatiebreed.
  • Flexibiliteit. RPM helpt om hiĆ«rarchie, processen en teams te verenigen tot een flexibele en transparante organisatiestructuur. Dat bevordert procesmatig werken en vermindert de noodzaak tot geregeld kantelen en reorganiseren. De organisatie kan zodoende veranderingen in de markt beter volgen.
  • Meer effect van managementconcepten. RPM creĆ«ert een gemeenschappelijk platform (de pallet in de illustratie) voor alle toegepaste managementconcepten (de dozen in de illustratie), bijvoorbeeld Six Sigma, Balanced Score Cards, TQM, INK, ISO 9000, ITIL, 360 graden feedback, BPR, etc. Die zijn daardoor goedkoper in het onderhoud, leveren meer op en gaan langer mee.
  • Samenhang. RPM creĆ«rt een rode draad in managementcommunicatie en een sterker gevoel van verwantschap tussen algemeen management (visie, strategie), stafdisciplines (Control, P&O, Kwaliteit, Communicatie, Facilitair management, etc.) en operationeel management.
  • ContinuĆÆteit. RPM nestelt zich gemakkelijk in het jargon en de cultuur van de organisatie. Daardoor treedt weinig terugval op. Leren en verbeteren wordt structureel.

Voor wie is het?

RPM is ontwikkeld voor organisaties waar communicatie niet alleen mondeling en direct is, maar ook schriftelijk en over meerdere schijven. Dat zijn bijvoorbeeld grotere, complexe of geografisch gespreide organisaties. De methode is toepasbaar in zowel profit als not-for-profit, en zowel in industrie als in dienstverlening.

Hoe werkt het?

De kern van RPM is het formuleren van vragen, en het regelen dat die vragen periodiek organisatiebreed gesteld en beantwoord worden. Vragen stellen is een manier om een organisatie in beweging te krijgen, net als opdrachten, kritiek of goede voorbeelden. In dit rijtje kan het stellen van vragen in veel situaties zowel effectiever als efficiĆ«nter zijn. Een goede vraag zet mensen aan het denken, bevordert openheid en transparantie, stimuleert zelfkritiek, helpt mensen op weg. Bovendien is een vraag generieker dan een opdracht of een voorbeeld, en dus eerder geschikt om organisatiebreed te stellen. Bijvoorbeeld: wie zijn jullie klanten en wat hebben ze nodig? Of: hoe pakken jullie kwaliteitsborging aan? Dat zijn tijdloze vragen die voor hoog en laag relevant zijn. Van dit soort vragen bevat een typische RPM vragenset er circa 50. Timing en formulering zijn daarbij cruciaal. Sommige vragen zijn maar eenmaal per jaar relevant, bijvoorbeeld bij het opstellen van een jaarplan. Andere zijn vaker actueel, bijvoorbeeld bij het werkoverleg, het vaststellen van een prestatieindicator of bij het opstellen van een kwartaalverslag. Sommige vragen zijn moeilijk en kunnen beter uitgesplitst worden. Vrijwel altijd is een toelichting of een voorbeeld nuttig. Het opstellen en bijhouden van een vragenset wordt met RPM gedaan door een werkgroep waarin directie en stafdisciplines participeren. Het uitgangspunt is daarbij de vraag wat goed management is. Inspiratie hiervoor komt uit diverse bronnen: ervaringen, literatuur, normen, etc. Iedere managementfunctie past vervolgens een deel van de vragenset toe in de eigen communicatie naar de organisatie, bijvoorbeeld beleidsbrieven, rapportageinstructies, stramienen voor procesbeschrijvigen, etc. Alle afdelingen en teams reageren op de vragen in hun plannen, verslagen, beschrijvingen, en andere reguliere werkstukken. Die worden voor een deel op het intranet gepubliceerd. De transparantie van managementcommunicatie via intranet, en de rode draad die daarin ontstaat door de achterliggende vragenset, bevordert onderling begrip, de kunst afkijken, en snelle verspreiding van best practices. Bovendien vereenvoudigt het zelfevaluaties, externe auditing en de bewaking van continuĆÆteit.

Implementatie in vijf stappen

  • Verkenning: oriĆ«ntatie, haalbaarheid, voorbereiden van keuzes
  • Doelen: werkconferentie met de top, projectstart
  • Voorbereiding: vragenset op maat maken, teamnetwerk en managementcyclus inrichten
  • Uitrol: gedurende een jaarcyclus de gebruikelijke dialoogmomenten in een nieuwe stijl aanpakken
  • ContinuĆÆteit: periodieke review en benchmarking van de vragenset.

Hoe kom ik meer te weten?

Over enige tijd komt op deze plaats een uitgebreide site met informatie over RPM. Navigatie op die site gaat via een metrokaart zoals hiernaast afgebeeld. Wie een preview wil kan een account vragen, mail daarvoor naar Peter Bootsma, info [at] qualityresearch [dot] nl, of bel naar 050 3113100.